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如何书写邀请信和联系确认函(上)

时间:12/7/2012 1:41:07 PM

  核心提示:接团工作中最初始,也最重要的一个环节是向访美团组发出邀请信。近年来,由于美使领馆严格控制签证率,因此中国组团机构对邀请信函的要求越来越高,主要体现在以下方面:1.要求联系美国的政府机构,或对口的企业公...
????接团工作中最初始,也最重要的一个环节是向访美团组发出邀请信。近年来,由于美使领馆严格控制签证率,因此中国组团机构对邀请信函的要求越来越高,主要体现在以下方面:

???1.要求联系美国的政府机构,或对口的企业公司发出邀请信函;

???2.要求发出邀请信函的签名者为美国人;

???3.要求邀请信函列出详细的业务参观访问内容和参访机构以及联系人。

???对于中国组团机构提出的以上要求,虽然苛刻了一些,但也能理解。这是因为前些年,由华人公司大批发出的邀请信已经到了泛滥成灾的地步。由于这些邀请信中有相当部分太过流于形式,内容基本一样,语法错误百出,错字、错词满篇。再加上华人中一些不法分子利用公务邀请之名行走私人口之实,使得美使领馆对于邀请信函的要求越来越严。而且对发出邀请信公司的审核也越来越严,全美一些主要接团公司,均接到过美国驻华使领馆传真或电话的查证,以了解发函公司的基本情况。

bet356 ???尽管中国组团机构对邀请信函提出了越来越严格的要求,而且美国使领馆对签证的发放也控制得相当紧,但绝对不是国内外所传言的,凡是华人公司发出的邀请信均遭拒签。就笔者在洛杉矶地区了解的情况来看,一些长期从事接待中国代表团的公司,由于正派作业,规范行事,至今发出的邀请信仍能有效地为访美团组获得签证,拒签率很低。比如HYDE公司、FCC公司、MORNING BRIDGE公司、D&H公司、DTE公司、TITECS公司、J&L公司等。这些公司每个月都有使用本公司邀请函为团组获得签证的记录。原因何在?最主要的原因是这些公司在长期的作业中,在美驻华使领馆建立了良好的信誉。这些公司每年每家自己邀请的团组都在上百个,接待访美人员均超过两千人,但滞留不归的比例远低于1%。另外一个重要因素就是这些公司所发出的邀请信函有信服力和公信度。他们发出的邀请信函的共同特点是:

???1.信函目标明确,内容简练而表达清楚;

???2.对邀请代表团访美的目的、访问的内容、具体的业务活动——做出说明;

???3.代表团成员的姓名、性别、出生日期、工作单位、职务以及护照号码均书
??????写得清楚无误;

???4.访问城市、停留时间、费用负担等均有明确的表述;

???5.书写格式、文法、语调、用词均按照美国公司的正规习惯用法,体现出正
??????规公司的特点;

???6.每份邀请信尽管内容不同,邀请对象不同,但保持一贯持续的风格,使人
??????感到所有邀请确实出自该公司;

???7.邀请信函格式、公文编号、两页之间的连接等方面体现出公司管理和作业
??????的规范化和标准化。

???符合上述规范的一份邀请信,当然会有更多的得到签证官的认可。笔者在调
查中发现,保证发出的每一份邀请信函都具有准确无误、可靠性强、并具实在内容,公司要花费相当的精力。前边所提到的那些公司都有专职人员负责邀请信函的工作。他们认真了解每个团组,首先对邀请人员的可靠性做出分析,坚决果断地剔除不符合要求的人员;然后仔细分析每个团组的特点,认真研究团组访问的目的和业务活动内容,从而提出针对性强,目标明确的业务活动安排;然后根据访问目的和业务考察内容联系和确认相关的机构和公司,并编排培训和授课内容。

???每份邀请信使用以后,都要放在计算机所建立的专门文档中,按照团组的性质进行分类,作为下次相同专业和部门邀请信的文本。这样不但省时省力,而且邀请信的风格具有一贯性。

???在邀请信书写格式上,分类很多,每家公司都有自己的特点,但归纳起来基本按下例格式的为多:

???第一段:开宗明义,邀请人以公司的名义正式邀请XXX为团长的中国XXX代表团在某个时期的合适时间访问美国,访问时间为两周(或15天);

???第二段:主要说明邀请该代表团的访问目的、内容和形式。首先说明访问目的,比如了解美国水资源开发、利用、保护的基本情况;接着说明访问内容,比如具体了解美国西部干旱地区地下水,地表水的综合开发利用和管理,以及地下水源的污染控制和保护;再下来说明参观单位和内容,比如访问加州水资源厅以了解加州北水南调工程的建设和管理;访问洛杉矶大都会水利局以了解南加州地区地下水开发管理的情况;参观埃德蒙顿提水站,以实地考察高扬程大功率水泵站的管理和维护等;最后说明访问的形式,比如采用座谈的形式,与工程管理人员,政府管理人员进行交流;采取培训上课的方法,学习美国先进的管理技术和经验;采取实地考察的方法,具体了解工程的操作和营运,最后说明本次访问的城市,比如包括洛杉矶、旧金山、胡佛水坝等,同时前往纽约、华盛顿特区等地进行调研访问。

???第三段:列出访问团组的成员名单,包括姓名、性别、出生日期、工作单位和职称。

???第四段:说明此次访问的费用由何人负担,如果邀请方负担部分费用,指明是哪些项目。

???第五段:说明前往美国驻华使馆或某领事馆申请一次性签证,有任何问题请与邀请公司联系,祝访问成功并在美国见面。

???有关如何联系邀请信函的业务活动确认函,请见下篇。
 
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